POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES CLIENTES EXTERNOS

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dicta: “el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos”, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma; FABIOLA MORERA COMUNICACIONES S.A.S. establecerá las siguientes políticas para el manejo adecuado de la información sensible de sus clientes Internos.

Este derecho constitucional conocido como HABEAS DATA, confiere a los ciudadanos la posibilidad de decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos y, en ese orden de ideas, la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, consagran mecanismos y garantías que permiten el pleno ejercicio del mencionado derecho.

  1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA.

FABIOLA MORERA COMUNICACIONES S.A.S., cuyo objeto social principal es la prestación de los servicios profesionales en el área de la comunicación social, gestión de prensa (Publicity), gestión estratégica y movilización social, conceptualización de campañas y estrategias de comunicación y movilización social, concepto creativo, dirección de arte y diseño de piezas publicitarias, capacitación y talleres de voceros y expertos, diseño de planes integrales de marketing, relaciones públicas, producción y logística de eventos, asuntos públicos y cualquier actividad económica licita en Colombia y en el extranjero, identificada con NIT. 860.400.765-2 y domicilio principal en la ciudad de Bogotá en la calle 98 No 21 – 50 oficina 203; es responsable y/o encargada del tratamiento de la información o datos personales.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Aviso de privacidad:Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Dato público:Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles:Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Transferencia:La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión:Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Definir dentro de la organización el procedimiento a seguir, en cuanto a la protección efectiva de datos de carácter personal para dar cumplimiento a las exigencias legales y contractuales definidas en el marco jurídico.
  • Dar a conocer a cada uno de los titulares de los datos personales, el tipo de información, los datos recolectados, la finalidad, el uso, la protección, así como los derechos que tiene y el procedimiento para ejercerlos; según se establece en el Art.15 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de   2012.
  1. ALCANCE.

 El alcance de la política de manejo de información aplica para las personas que se involucren en los actos que se describen a continuación:

  • Clientes: Las personas naturales o jurídicas que adquieren mediante contrato civil y/o comercial con la empresa, los servicios profesionales en el área de la comunicación social, gestión de prensa, relaciones públicas, producción y logística de eventos, asuntos públicos entre otros afines dentro del territorio nacional y el extranjero.

Al aceptar esta política de manejo de información, el cliente o su representante legal, actuando en calidad de titular de la información de los datos personales recolectados, autoriza expresamente que la compañía realicen el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión en los términos de la presente política de privacidad y/o transferencia dentro del país o a terceros vinculados (civil, laboral, comercial) suministrados para las finalidades descritas en la política de manejo de la información.

  • Proveedores: Son las personas naturales o jurídicas que abastecen a la empresa FABIOLA MORERA COMUNICACIONES S.A.S. de todos los bienes y servicios necesarios para un óptimo desarrollo licito del objeto social de la empresa.

Al aceptar esta política de manejo de información, el proveedor o su representante legal, actuando en calidad de titular de la información de los datos personales recolectados, autoriza expresamente que la compañía realicen el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión en los términos de la presente política de privacidad y/o transferencia dentro del país o a terceros vinculados (civil, laboral, comercial) suministrados para las finalidades descritas en la política de manejo de la información.

FABIOLA MORERA COMUNICACIONES S.A.S., utilizara su información para los siguientes propósitos:

  1. Fines Administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
  2. Corporativos, como divulgación de noticias, el posicionamiento de la imagen corporativa, en los diferentes medios de comunicación.
  • Comerciales, como realizar campañas de promoción, marketing y gestión P.R. (Public Relations).
  1. De contacto, para obtener un conocimiento más amplio de todos los clientes y proveedores.
  2. De ejecución y cumplimiento de los contratos que celebre la empresa.
  3. Informativo, para ser invitado a participar en diferentes campañas, eventos sociales y actividades promocionales, entre otros.
  • Informativo en materia comercial, promocional, social, campañas, beneficios especiales, invitaciones y actividades promocionales de la empresa o de terceros aliados.
  • Campañas informativas en materia de gestión de prensa y P.R. (Public Relations).
  1. Como consumo para que la empresa pueda adelantar todas las gestiones necesarias para darle respuesta a su consulta o peticiones,
  2. Para actividades de mercadeo, promoción y comercialización de los servicios propios del objeto social de la empresa en el área de la comunicación social o de terceros con quienes tenga suscrito contratos civiles o haya celebrado alianza comercial, contratos de suscripción o de prestación de servicios.
  3. Como insumo para realizar análisis estadístico de comportamiento poblacional, así como también podrán ser utilizadas en los diferentes servicios desarrollados por la empresa y sus filiales.
  • Para otras finalidades, tales como análisis de mercado, desarrollo y mejora de nuestros servicios, iniciativas comerciales y promocionales; identificación de cuales de nuestros servicios le podrían interesar al titular para promocionar y comercializar sus productos o servicios con base en sus preferencias y comportamiento anterior titular.
  • Organización, producción y logística de evento sociales.
  • Para la identificación y prevención de fraude, lavado de dinero y otras actividades delictivas.
  1. De seguridad, la información y datos personales, incluidos en la grabación de imágenes, audio o vídeo, ubicados en nuestras instalaciones.
  1. TIPO DE INFORMACION QUE SE RECOLECTA.

FABIOLA MORERA COMUNICACIONES S.A.S., está comprometida en dar un correcto uso y tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para lo cual, cuenta con políticas de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento.

La empresa puede recolectar información y datos personales de clientes y proveedores, la cual puede variar en razón de requerimientos de autoridades locales, facilidades tecnológicas, naturaleza del contrato, entre otros, para tales efectos, podemos recolectar la siguiente información y datos personales, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en archivos físicos y servidores ubicados en la compañía.

Información obtenida de clientes y proveedores:

  • Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad o Nit., firma.
  • Datos de ubicación: dirección de domicilio y/o residencia, teléfonos fijos y celulares, correo electrónico (personal/laboral).
  • Datos socios económicos: comerciales y financieros, números de cuentas bancarias, referencias comerciales.
  • Los demás que sean necesarios para la prestación de los servicios profesionales en el área de la comunicación social, a través de cada una de sus unidades de negocio y cada uno de los propósitos de tratamiento de la información.

Adicionalmente, para fines de seguridad, la compañía puede recolectar, almacenar, compartir y cotejar con distintas autoridades administrativas, de control y vigilancia, autoridades de policía y autoridades judiciales nacionales, la información y datos personales, incluyendo grabación de imágenes, audio o vídeo, ubicados en nuestras instalaciones (tales como oficinas administrativas, bodegas, archivo). La Compañía informa de este hecho al público en general mediante la publicación de avisos en donde se informa que están siendo monitoreados y de la recolección de esta información y datos personales.

  1. INFORMACIÓN DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE EDAD.

 La compañía puede recolectar información de niños, niñas y adolescentes menores de edad, que tengan vínculo de consanguinidad o afinidad o simplemente sean parte del grupo familiar del cliente y proveedor.

En el evento en que los padres o representantes legales de estos menores detecten un tratamiento de datos no autorizado podrán presentar sus consultas o reclamaciones al correo electrónico ________@_________.com.co ; de igual forma el cliente y proveedor, otorgará la autorización correspondiente de tratamiento de datos a la compañía.

De otro lado es tarea del estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

Teniendo en cuenta lo anterior la compañía velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas, adolescentes y menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos sensibles se respeten las leyes que les sean aplicables así como el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión como titulares de sus datos personales.

 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

 Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Los datos personales no serán obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

De igual forma se debe tener en cuenta que según el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 se especifica que surgen casos en los que no es necesaria dicha autorización para el tratamiento de los mismos y se establecen los siguientes casos:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.
  1. DERECHOS DEL TITULAR

 El cliente y proveedor, tiene derecho a consultar y conocer los detalles del tratamiento de los datos personales requeridos por la compañía, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta política.

Con la aceptación de esta política, el cliente y proveedor, manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que las leyes aplicables le conceden como titular de sus datos personales según artículo 8 de la ley 1581 de 2012 y que se enuncian a continuación:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR (CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR LOS DATOS Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN)

El procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular según el artículo 14 de la ley 1581 de 2012 son:

  1. CONSULTAS: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en nuestras bases de datos, teniendo en cuenta que FABIOLA MORERA COMUNICACIONES S.A.S., se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario, a través de los medios que tenga establecidos. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  1. RECLAMOS: Si el titular o los causahabientes, consideran que la información y datos personales contenidos en nuestras bases de datos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta política, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
  • Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a la compañía, con su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información requerida por el interesado, entenderemos que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolver el reclamo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informara de la situación al interesado.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo debidamente soportado. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El cliente o proveedor, en su calidad de titulares de los datos personales y datos personales sensibles, podrán gestionar sus consultas o reclamos a través del área de asistente administrativa y de tesorería de FABIOLA MORERA COMUNICACIONES S.A.S. o por medio del correo electrónico ________@_________.com.co

 DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO.

Se define como responsable a la persona natural o jurídica, pública o privada que decida sobre el tratamiento de las bases de datos y/o información sensible; el cual debe acatar los siguientes deberes regidos por la ley 1581 de 2012 en su artículo 17.

  • Garantizar a través de los canales establecidos, para los titulares de datos, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular de datos personales.
  • Informar acerca de la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.
  • Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se hayan vulnerado los mecanismos de seguridad y existan riesgos en la administración de los datos personales de los titulares.
  • Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular una vez presentado el reclamo y mientras su resolución se encuentre en trámite.
  1. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

 Se define como encargado del tratamiento de la información la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  • Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  1. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

 La información suministrada por el cliente, proveedor y demás personas que hubieren tenido un vínculo directo con la compañía, permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan la compañía para tal fin, por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento.

  1. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA.

Una vez aprobada por la Gerencia General de FABIOLA MORERA COMUNICACIONES S.A.S., la presente política entra en vigencia.

Gerente General

 

Bogotá D.C., ___ de junio de 2017.